電子公告調査機関・日本公告調査－電子公告調査結果通知書とは

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電子公告調査結果通知書とは

調査機関は公告調査が終了すると、その公告に関して調査結果通知書（以下、通知書とします）をすみやかに発行することになります。様式は法務省により定められており、どの調査機関でも同様な形式です。
通知書は次のような構成になっています。

（１）調査内容
　　受託した法人情報・公告の根拠条項・調査期間・登記アドレス・公告アドレスなどのお申込み内容

（２）調査結果・巡回調査の状況
　　登記アドレスから公告アドレスへのリンク状況と各巡回調査結果（取得・比較状況）

（３）調査した対象の公告ファイル（公告文面）

　　　　　　　　　弊社の電子公告調査結果通知書のサンプルはこちら

この通知書は、株主や債権者などの第三者に対して電子公告を有効に行ったことを証する書面として有効で、債権者保護や株券廃止の公告では、登記の添付書類としてご利用いただけます。

　法務局への登記で添付書類として必要な公告の調査結果通知書は以下のとおりです。

　　　☆個別催告に代わる債権者催告の公告
　　　　・合併、吸収分割、株式交換、新設分割など組織再編の公告
　　　　（会社法799条3項、789条3項、810条3項など）

　　　　・資本金の額の減少公告
　　　　（会社法449条。なお、準備金の減少は登記事項ではないので関係ありません。）

　　　☆株主通知関係
　　　　・株券廃止公告（会社法218条1項。株券を実際発行していない218条2項では不要です。）
　
　　　　・株券提出公告（会社法219条1項）

　　　　・新株予約権提出公告（会社法293条1項）

　詳しくは【主な法定公告の根拠条項とその電子公告期間】の各項目の【登記】欄をご覧下さい。

　　○＝必要、△＝場合により必要、×＝不要

【複数の根拠法による同一文面公告の場合】
通知書は通常、法人・根拠条項ごとに作成されます。

例えば、会社合併公告などで会社法７９７条（反対株主の買取請求）と７９９条（債権者保護申述）の公告を同じ文面で同一ファイルで公告しても、根拠法が異なるため（そのため通常は調査対象期間も異なります。）、別々に法務大臣に報告し、通知書も別々に作成されます。

なお、商業登記の添付書類として使用するのは７９９条の債権者保護公告だけですので、該当する通知書だけを官報公告（原本を持参。原本還付手続きは可能）と一緒に法務局に提出することになります。

弊社では通知書を標準で【紙面】と【PDFファイル】の２種類発行します。

☆通知書を法務局や許認可庁などにご提出される場合
　　紙面の証明書よりPDFの通知書をCD-Rなどにコピーしてご提出されることをお勧めします。
　　PDFの通知書は何度でもコピーができますので便利です。

　　また、通知書を司法書士様などにお渡しする際にもPDFの方がメールなどで送信処理できるため便利です。
　　弊社にて司法書士様に直接説明することもいたしますので、お気軽にお申し出ください。

１．紙面の通知書

紙面には調査機関の代表者印が押印してあります。
通常、この通知書は１部しか発行しませんので、法務局への提出、生協様など県知事提出など、この通知書を外部に提出する際は、手元に原本が残らないため、原本還付の手続きが必要になります。

そこで弊社では、事務担当者様の作業軽減のため、登記の添付書類として必要と判断した場合には標準で２通発行（生協様など、提出先が２カ所の場合は３通！）発行のサービスをしております。また通知書の再発行も無料となっておりますのでご安心ください。

ただし、調査終了の翌営業日（お昼頃）に受け渡しの確認できる方法（速達扱い）で発送となりますので、特に入手をお急ぎになる場合は、【２．PDFの通知書（情報）】のご利用が早くて便利です。

２．PDFの通知書（情報）

調査終了の翌営業日の午前中にはメールに添付して送信してお届けします。

PDFの通知書には調査機関の代表者の電子署名が付与してあり、有効性については紙面と同様の効果がありますので、そのまま法務局等へ提出することが可能です。
ご提出するときは、PDFをCD-Rにコピーするか、商業登記オンライン申請の場合、ファイル添付でも可能のようです。

PDFは印刷せず、そのまま提出します。PDFの印刷は法務局側で有効性の検証と併せて行います。
（PDFを会社様側で印刷して紙で提出しても証明書としては利用できません。）

なお、弊社からメールにて送信する場合には、セキュリティ対策が施されています。外部に提出されるときは、解除してPDFの状態に戻してご提出してください。
なお、司法書士様などにメールにて転送される場合は、PDF形式ではなく、ZIPなどに格納して送信されることをお勧めします。
PDFをメールに直に添付すると、メールソフトによっては、まれにファイルが破損してしまうことがあります。

◇電子署名の有効性の確認方法について
このPDFの通知書には代表者の電子署名が付与されていますが、その有効性を確認するには、そのパソコン環境に電子署名ソフト（有償。例えば株式会社リーガル製）がインストールされている必要があり、それがないとご確認はできないことになります。

しかし、法務局など電子申請を導入している官公庁では、その有効性の確認ができる環境を準備しておりますので、PDFの証明書をファイルとしてそのまま提出していただいて大丈夫です。

◇PDFの通知書の有効期間について
PDFに付与されている電子署名は紙面の代表者印と同じように有効性はあるのですが、印鑑証明書に有効期間があるように、電子署名には有効期限があります（電子証明書は法務局→法務省に登録しますが、最長でも２年３ヶ月間で、期間がきたら再度期間を定めて更新していきます）。

その期限経過後は有効性を検証しても認証できず、だれが付与したかも確認できません。
つまり有効性が確認できないということになります。
ですので、紙面の証明書の方も大切に保存しておかれるのが無難です。

　ご質問はお気軽に!
　0120-969-825

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